Бизнес-конференция – мероприятие, где производители встречаются с поставщиками, разработчики – с инвесторами, заключаются договоры о взаимовыгодном партнёрстве, происходит обмен опытом, а смелые стартапы находят поддержку и деньги для развития. Это даёт серьёзный толчок бизнесу. Кроме того, проведение любого события подобного уровня – вопрос престижа. Поэтому на организаторах мероприятия лежит особая миссия: правильно выбрать само место проведения, а также оборудование для конференц-зала, чтобы встреча происходила в максимально комфортной обстановке для всех участников.
5 распространённых ошибок при выборе зала
Самая распространённая – маленькое помещение, не способное вместить всех гостей и спикеров. Чересчур большой зал – тоже не наилучший вариант, ведь арендатору придётся переплачивать за лишние квадратные метры, но в этом случае хотя бы все желающие смогут поучаствовать.
Количество посадочных мест рассчитывается приблизительно так: число оформленных заявок плюс 10-20 %. На самом деле гостей придёт меньше: кто-то обязательно в последний момент передумает, кто-то при всём желании не сможет появиться (бизнесмены – народ занятой), но многие из тех, кто посетит мероприятие, обязательно приведут с собой партнеров, сотрудников или друзей. Лучше перестраховаться.
Другие ошибки – это:
- Выбирать зал по фотографиям на сайте. А потом за пару дней до старта, привезя оборудование, вдруг обнаружить, что они не отражают его актуального состояния.
- Не проверить, есть ли рядом достаточно вместительная парковка и далеко ли расположена станция метро. Кстати, парковка должна быть бесплатной для участников – хорошая площадка обязательно предоставляет такую возможность.
- Выбрать недорогой бизнес-центр где-нибудь на окраине города. Или в центре, но с неудобной транспортной развязкой. В результате чего 50 % целевой аудитории отсеется ещё на этапе привлечения в СМИ.
- Не проверить оснащение, выполнив предварительный прогон техники за 3-4 дня до мероприятия, чтобы вовремя исправить возможные недочёты. Забыть о генеральном прогоне за день до часа «икс».
Как избежать ошибок
Даже маленький зал – некритичный промах, хотя способен сильно уронить престиж организатора. А вот проблемы со звуком, освещением, конференц-связью или проекторами могут привести к срыву мероприятия. Поэтому всё, что касается технического оснащения, лучше заказать «под ключ».
Профессионалы выполнят предварительную оценку и самой площадки, и предлагаемого ею оборудования, произведут акустический расчет и, если это будет необходимо:
- доставят и подключат акустические системы, микрофоны, телевизоры, видеопроекторы и пр.;
- настроят технику и научат персонал ею пользоваться;
- предложат подходящее программное обеспечение;
- произведут полный демонтаж и вывоз оборудования после мероприятия.
Таким образом, хотя бы здесь организаторы могут быть спокойны. Кроме того, услуга «под ключ» подразумевает, что компания при необходимости доставит мебель, оформление сцены, а также световое оборудование, которое настроит и подключит. Всё это обеспечит и комфорт на площадке, и успех мероприятия в целом.
Как выбрать подходящий зал для бизнес-конференции?
При выборе зала для бизнес-конференции следует учитывать несколько факторов. В первую очередь, обратите внимание на местоположение. Зал должен быть удобен для участников, иметь доступ к общественному транспорту или парковке. Размер зала также важен: он должен соответствовать количеству гостей, чтобы не создать дискомфорт. Не забудьте про техническое обеспечение: наличие проекторов, звуковой системы и Wi-Fi. Кроме того, проверьте наличие зон для отдыха и питания, так как это может повлиять на общее впечатление участников от конференции.
Какие услуги зала могут повлиять на успех конференции?
Услуги, предлагаемые залом, могут существенно повлиять на успешность мероприятия. Ключевыми являются техническая поддержка, возможность организации кофе-брейков и обедов, а также наличие зоны для регистрации участников. Хорошо, если зал предоставляет возможность размещения рекламы ваших партнеров или спонсоров, а также предлагает услуги по оформлению пространства. Важно также учитывать доступность зала для людей с ограниченными возможностями и протекание мероприятий без технических сбоев.
Какое оборудование необходимо для проведения эффективной бизнес-конференции?
Для проведения конференции необходимое оборудование включает в себя проекторы, экраны для презентаций, звуковые системы, микрофоны и оборудование для записи видео или аудио. Также стоит предусмотреть возможность трансляции мероприятия в режиме онлайн, что поможет привлечь больше участников. Важно проверить совместимость всего оборудования с вашими устройствами заранее, чтобы избежать непредвиденных технических проблем в ходе конференции.
Сколько времени необходимо для подготовки зала к конференции?
Время, необходимое для подготовки зала, зависит от размера мероприятия и его сложности. Обычно рекомендуется начинать подготовку как минимум за несколько часов до начала конференции. Это время нужно для установки оборудования, оформления пространства, проверки технических систем и организации зон для участников. Важно также оставить время для решения неожиданных проблем. Подготовка зала утром перед событием может быть стрессовой, поэтому лучше всего планировать все заранее.
