Организатору бизнес-конференций: как выбрать зал для мероприятия

Организатору бизнес-конференций: как выбрать зал для мероприятия

Бизнес-конференция – мероприятие, где производители встречаются с поставщиками, разработчики – с инвесторами, заключаются договоры о взаимовыгодном партнёрстве, происходит обмен опытом, а смелые стартапы находят поддержку и деньги для развития. Это даёт серьёзный толчок бизнесу. Кроме того, проведение любого события подобного уровня – вопрос престижа. Поэтому на организаторах мероприятия лежит особая миссия: правильно выбрать само место проведения, а также оборудование для конференц-зала, чтобы встреча происходила в максимально комфортной обстановке для всех участников.

5 распространённых ошибок при выборе зала

Самая распространённая – маленькое помещение, не способное вместить всех гостей и спикеров. Чересчур большой зал – тоже не наилучший вариант, ведь арендатору придётся переплачивать за лишние квадратные метры, но в этом случае хотя бы все желающие смогут поучаствовать.

Количество посадочных мест рассчитывается приблизительно так: число оформленных заявок плюс 10-20 %. На самом деле гостей придёт меньше: кто-то обязательно в последний момент передумает, кто-то при всём желании не сможет появиться (бизнесмены – народ занятой), но многие из тех, кто посетит мероприятие, обязательно приведут с собой партнеров, сотрудников или друзей. Лучше перестраховаться.

Другие ошибки – это:

  • Выбирать зал по фотографиям на сайте. А потом за пару дней до старта, привезя оборудование, вдруг обнаружить, что они не отражают его актуального состояния.
  • Не проверить, есть ли рядом достаточно вместительная парковка и далеко ли расположена станция метро. Кстати, парковка должна быть бесплатной для участников – хорошая площадка обязательно предоставляет такую возможность.
  • Выбрать недорогой бизнес-центр где-нибудь на окраине города. Или в центре, но с неудобной транспортной развязкой. В результате чего 50 % целевой аудитории отсеется ещё на этапе привлечения в СМИ.
  • Не проверить оснащение, выполнив предварительный прогон техники за 3-4 дня до мероприятия, чтобы вовремя исправить возможные недочёты. Забыть о генеральном прогоне за день до часа «икс».

Как избежать ошибок

Даже маленький зал – некритичный промах, хотя способен сильно уронить престиж организатора. А вот проблемы со звуком, освещением, конференц-связью или проекторами могут привести к срыву мероприятия. Поэтому всё, что касается технического оснащения, лучше заказать «под ключ».

Профессионалы выполнят предварительную оценку и самой площадки, и предлагаемого ею оборудования, произведут акустический расчет и, если это будет необходимо:

  • доставят и подключат акустические системы, микрофоны, телевизоры, видеопроекторы и пр.;
  • настроят технику и научат персонал ею пользоваться;
  • предложат подходящее программное обеспечение;
  • произведут полный демонтаж и вывоз оборудования после мероприятия.

Таким образом, хотя бы здесь организаторы могут быть спокойны. Кроме того, услуга «под ключ» подразумевает, что компания при необходимости доставит мебель, оформление сцены, а также световое оборудование, которое настроит и подключит. Всё это обеспечит и комфорт на площадке, и успех мероприятия в целом.